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Googleが提供するサービスの一つである「Googleフォーム」を利用してアンケートフォームやヒアリングシートを簡単に作成する方法をお伝えします。
GoogleフォームはGoogleアカウントを持っていれば誰でも無料で使えるフォーム作成ツールで、有料で提供されている他社のフォーム作成サービスと比較しても見劣りしない十分な機能が備わっています。
すぐに使える無料テンプレートの提供数はまだまだ少ないですが、ちょっとしたカスタムで簡単にフォームを作成できる上に、フォームの送信結果はGoogleスプレッドシートとも自動連携可能なので、うまく活用すれば様々なシーンで活躍する非常に強力なツールになるでしょう。
Googleフォームでできること
Googleフォームを使ってできることは組み合わせ次第でいろいろ考えられますが、一般的に想定される用途としては以下が挙げられます 。
- お問い合わせフォーム
ウェブサイトに設置するお問い合わせフォームとして活用。 - アンケートフォーム
イベントやセミナー来場者向けのアンケートフォームとして活用。 - ヒアリングシート
お客様の意見を収集するヒアリングシートとして活用。 - 各種テスト
スクールや塾のテストツールとして活用。
上記に以外にも社内会議などにおける意見収集のためのツールとして活用したり、プライベートの飲み会やBBQなどの複数人が集まるイベント開催時の予定や要望を調整するツールとしても活用できますね。
Googleフォームの使用に向いているのは、選択肢から予め用意された回答を選ぶタイプやYES/NOで回答できるような、定型パターンと相性がよく、逆に自由入力が多い感想文のようなパターンはあまり向いてないと思います。
回答の集計結果はCSV形式でダウンロードすることも可能ですし、Googleスプレッドシートと自動連携させることも可能なので、対象人数が多ければ多いほどより効果を発揮することでしょう。
Googleフォームの編集ページやフォームページはPC、タブレット、スマホなどの各種端末で最適化されたレスポンシブ対応になっていますので、端末やプラットフォームに関係なく快適に利用できます。
Googleフォームをうまく活用して、仕事でもプライベートでも効率化を図りたいものですね。
Googleフォームの基本的な使い方
事前準備
フォーム作成方法はいたってシンプルです。
既にGoogleアカウントをお持ちの場合は以下URLよりGoogleフォームを利用することができます。
https://docs.google.com/forms/u/0/
Googleアカウントをお持ちでない場合はこちらより登録を行ってください。
フォームの作成
それでは早速フォームを作ってみましょう。
フォームの作成と併せて、各手順について順を追って説明していきます。
フォーム作成はテンプレートギャラリーを利用する場合と新しいフォームから作成する2通りの方法がありますが、今回は新しいフォームから作成してみたいと思います。
テンプレートギャラリーを利用しない場合、新規フォーム作成時の初期画面はこのような感じになっています。
今回はホームページ制作の簡単なヒアリングシートを例に作成してみます。
まず最初に「無題のフォーム」となっている部分にタイトルを入れて、「フォームの説明」となっている部分に説明文を入れましょう。
タイトルと説明文の入力が完了したら、まず最初の質問を作成します。
ここでは質問の項目名を「新規orリニューアル」と入力して、選択肢を2つ用意して、選択形式はラジオボタンにしてみました。
※下記の図ではフォームデザインの体裁を一部変更していますが、ここは後述する「テーマオプションで外観を調整」で説明します。
ラジオボタンの選択肢の増減については、追加する場合は入力後にEnterキーもしくは下の「選択肢を追加」をクリック、削除する場合は右端の×（削除）ボタンをクリックしすることで増減可能です。
利用できる選択肢の形式については、上の図の通りで一般的な「記述式（1行テキスト）」「段落（複数行テキスト）」「ラジオボタン」「チェックボックス」「プルダウン」などが用意されており、他には「均等目盛」や「日付」「時刻」などが用意されています。
均等目盛は感想や評価を付ける時に1～5までの5段階で評価を付けるタイプの選択肢で、アンケートなどでよく見るアレですね。（段階数は調整可能）
実際の見栄えは上部メニューのプレビューボタン（目のアイコン）から確認できるので、用途に合った項目を設定して、プレビューで確認してみるのがよいでしょう。
ここまでで一つ目の質問の設定が完了しました。
質問を追加する場合はブロック右側のツールバーの＋アイコンをクリックします。
削除したい場合はブロックの下にあるゴミ箱アイコンをクリックして削除することが可能です。
質問の回答を必須項目にしたい場合は、ブロックの右下に赤枠で囲った部分の必須をONにしましょう。
フォームは質問項目毎にブロック単位で管理されており、基本的には「質問を追加」⇒「項目の形式を選択（ラジオボタンなど）」⇒「項目名の入力」⇒「選択肢の入力」といった形でそれぞれ順番に設定していきます。
基本的にはこのような作業の繰り返しで必要な質問を作成していきます。
作成済みの項目の順番を並び替えたい場合はブロックをドラッグして自由に並び替えることが可能です。
テーマオプションで外観を調整
フォーム作成についての基本操作はここまでお伝えした通りですが、ここでは一旦フォームの外観や見栄えを調整する「テーマオプション」について説明したいと思います。
上部メニューのパレットアイコンをクリックしてテーマオプションを開きます。
ここで調整できるのは「ヘッダー画像」「テーマカラー」「背景色」「フォントスタイル」になります。
下の図ではヘッダーの「画像をアップロード」をクリックして画像ギャラリーを開いた状態です。
ギャラリー内のお気に入りの画像を使用してもよいですし、独自に作成した画像をアップロードしてヘッダー画像として使うこともできます。
フォーム機能には直接関係のない調整ですが、テイストに合ったカラーやフォントスタイルを選んで好みの調整に仕上げましょう。
その他機能について
ページ内には質問項目以外にも通常テキスト（見出しや文章）、画像や動画を挿入することも可能なため、カスタム自由度は比較的高いと言えるでしょう。
下の図は質問項目の間に通常テキストで見出しと説明文を挿入した例です。
他のイレギュラーな項目としては、「セクション」や「回答に応じてセクションに移動」などがあります。
これらの項目については本記事では詳しく説明しませんが、簡単に説明すると以下のような機能になります。
セクション
セクションはフォームページを分割して複数ページに渡るステップ形式で表示できるようにするものです。
ひとつのセクションにつき1ページとなり、ひとつのセクション内には複数の質問ブロックを設置することも可能ですし、質問をひとつだけ設置することも可能です。
セクションはブロック右側のツールバーの一番下のアイコンをクリックすると追加できます。
質問数が多くページが長くなる場合はユーザーの心理的負担を軽減するために、「お客情報の入力」「商品についてのご感想」といったような大項目毎にページを分割して作成した方がよいかもしれませんね。
アンケートやテストの場合は、よく見かけるパターンですが、ステップ数＝質問数といった形で質問項目を全てセクション化するのもよいかもしれません。
回答に応じてセクションに移動
こちらは上述のセクション機能を利用したページの条件分岐になります。
直前の選択内容によって以降の質問を変更する際に利用します。
例えば、レストランの注文予約フォームとして活用した場合、コースの選択結果によって、以降の選べるメインの選択肢を変える、といった使い方が可能となります。
具体的な例を挙げると、「5000円のコース」を選択した場合はメインの選択肢がビーフorフィッシュ、「3000円のコース」を選択した場合はメインの選択肢がチキンorボークといった分岐や、
アンケートで「はい」「いいえ」の選択結果次第で次の質問を分岐させる、などといったことも可能になります。
こちらは上の図のブロック右下の赤枠部分の「…」アイコンをクリックすると「回答に応じてセクションに移動」を設定できます。
選択肢毎にどのセクションに飛ばすかを設定することになるので、飛び先のセクションは事前に設定しておいた方がよいでしょう。
言葉ではお伝えしにくいので実際にさわって試してみた方が早いと思います。
それほど難しくはありません。
本記事では簡単な説明に留めましたが、セクションを上手く活用するとアイデア次第で使い方の幅が広がります。
プレビュー・設定・フォーム送信時の設定
プレビュー
一通りフォームの作成が完了したら、送信する前にプレビューを行い画面を確認してみましょう。
プレビュー方法については前述の通りで、上部メニューの目のアイコンをクリックすると別ページが立ち上がりフォーム画面を確認することができます。
実際に入力・操作してみて項目に誤りがないか、操作性に問題がないかどうかを確認します。
プレビュー画面からでも送受信は有効なので、項目を入力した上で送信ボタンをクリックして内容が送受信できているかどうかを確認しておきましょう。
「回答のコピーを自分宛に送信する」をONにすると回答結果を自分宛に送ることができますので、併せて確認しておくとよいかと思います
設定
上部メニューの歯車アイコンをクリックして設定を行います。
いくつかの設定項目がありますが、一般的なフォームを作成する分には特に設定しなければならない箇所はありません。
そのままスルーしてもフォーム自体は動作しますが、今回は回答するユーザーのメールアドレスの入力を必須とするように設定します。
全般タブの一番上にある「メールアドレスを収集する」にチェックを入れます。（デフォルトではチェックがOFFになっています）
ここにチェックを入れるとフォームの冒頭にメールアドレスを入力するボックスが表示されます。（自動的に必須項目扱いとなります）
メールアドレスを取得したい場合は必ずチェックを入れてください。
但しチェックを入れるとメールアドレスの入力が必須項目になるため、SNS上で展開する匿名のアンケートやメールアドレスの収集が必須でない場合はチェックを入れない方がよいかもしれません。
この辺りは各自ケースバイケースで判断して利用してください。
また、チェックを入れた場合はその下に「回答のコピーを送信」のチェックボックスが表示されますが、ここにチェックを入れると送信時に回答のコピーを自分宛に送信するかどうかを選択できるようになります。
こちらは任意ですが、ユーザーにとっては親切な機能なため、特に問題がなければチェックをしておいた方がよいでしょう。
フォーム送信時の設定
フォームの提供方法は以下の4点から選択できます。
- Googleフォームから相手のアドレス宛にメールで送信
- フォーム用のURLを発行して利用
- HTMLでフォームを埋め込み
- SNSでシェア
1. Googleフォームから相手のアドレス宛にメールで送信
宛先を指定してGoogleフォームからメールで送る方法です。
メールアドレスはカンマ区切りで複数指定することも可能です。
件名はフォームタイトルが入ります。
メッセージは自由入力ですが、何も手を加えずに送信した場合は本文にはフォームタイトルと説明文が表示されます。
「フォームをメールに含める」のチェックを入れると、本文にフォームが埋め込まれた状態のメールを送ることが可能ですが、通常はチェックを入れない方がよいでしょう。
以下の図は実際にメール（HTMLメール）を受信した際の画像です。
基本的にはHTMLメールで送信されますが、受信側の設定でプレーンテキストのみ受け付けている場合はテキストメッセージのみが表示され、その際に表示されるリンク先URLは短縮されていない長いURLが表示されます。
受信した際のメール本文の見栄えはクリック率に影響してくるため重要です。
実際のメール受信時の見栄えを主要なメーラーやウェブメールで確認しておくとよいでしょう。
なおメール送信時の差出人はログイン時のGoogleアカウントに登録しているGmailアカウントになりますので、プライベート用と仕事用のGmailアカウントを分けている場合は注意が必要です。
2.フォーム用のURLを発行して利用
もっとも使い勝手がよいのがこの方法だと思います。
フォームページのリンク先URLを取得できますのでメールやLINE、チャットツールなどで案内文を添えて送るとよいでしょう。
元々のURLはとても長いので「URLを短縮」にチェックを入れて、短縮したURLをコピーして利用することをオススメします。
3.HTMLでフォームを埋め込み
自社サイトなど独自に用意したページ内でフォームを利用したい場合はHTMLでフォームを埋め込むとよいでしょう。
iframeで任意の箇所に埋め込む形となりますが、この場合いくつか注意点があります。
- レスポンシブに自動対応していない
- フォーム部分のデザイン体裁を個別調整することはできない
- フォーム下部に「Google が作成または承認したものではありません。」と警告文が表示される
レスポンシブは調整次第で対応させることは可能です。
フォーム部分のデザイン体裁の調整もDOM操作とCSSのやり繰りで何とかできる可能性はあります。
ただ、警告文に関しては自社サイトで使用するには致命的な気もするので、改善されるまではHTMLで埋め込むのは避けた方がよいかもしれません。
4.SNSでシェア
FaceBookやTwitterでシェアするボタンも用意されています。
匿名で広く回答を得たい場合はSNSでシェア・拡散するのもひとつの案ですが、期待した数の回答が集まるかどうかは、フレンド・フォロワー数や日頃の発信頻度、そしてSNS上での振る舞いによると思います。
この辺りは個人差があるので、使い方次第では有効なツールになるかもしれませんね。
ここまでの諸々の設定が完了したら、実際にフォームページのURLを開いて入力して送信してみましょう。
参考までに、今回の記事を作成するにあたりお試しで作成したヒアリングシートのURLを記載しておきます。
https://forms.gle/y9x6NGBxmXaCgQ5L6
回答結果の見方
ここでは送信された回答結果のデータの見方をお伝えします。
Googleスプレッドシートとの連携
フォーム作成画面上部の「質問」の横にある「回答」タブをクリックします。
概要は全体の集計結果をグラフにまとめた状態で確認することが可能で、個別はそれぞれの個別回答を見ることができます。
上の図の右側の赤枠で囲ったボタンからは集計結果をCSVファイルでダウンロードしたり、Googleスプレッドシートに出力されたデータを見ることが可能です。
以下はスプレッドシートに出力されたデータです
スプレッドシートと自動連携して集計結果をセルに出力してくれる機能は本当に便利ですよね。
使い方の幅が大いに広がります。
ダウンロードしたCSVファイルをエクセルで開いた際も基本的に同様のデータとなりますが、文字コードによっては文字化けしている可能性がありますので、その際は文字コード指定保存（Shift-JIS）で保存し直してからエクセルで開くと解消されます。
集計グラフ
回答の概要で見れる集計結果のグラフがどんなものか見てみましょう。
ラジオボタンやプルダウン項目は円グラフとして出力されます。
チェックボックス項目は横型の棒グラフとして出力されます。
非常に見やすく整っていますね。
グラフの値にマウスオーバーするとツールチップで詳細が表示されるのも気が利いています。
Google Cloud Platform（GCP）では様々なクラウドサービスが有料・従量課金制で提供されていますが、Googleフォームもカスタム性能をもう少し上げれば普通にお金取っていいレベルですね。(笑)
無料使えるのはありがたいことです。
活用例
Googleフォームの活用例については、冒頭で述べたように「お問い合わせフォーム」「アンケートフォーム」「ヒアリングシート」「各種テスト」など、幅広いシーンでの活用が想定されます。
ここではGoogleフォームのテンプレートギャラリーに上がっている例を見ながら、具体的にどのように活用できるのか考察してみたいと思います。
注文書として活用
商品の種類が限定的で定型のフォーマットで展開できる場合や銀行振込しか受け付けてない場合などは注文書として活用できるかもしれません。
但しカート機能や決済機能は付いていないため、注文書として利用するにはあくまで限定的な使い方になると思います。
メリットとしてはGoogleスプレッドシートと連携しているため、顧客管理と一体化した管理が可能な点でしょうか。
特定のセルからメールアドレスだけを抽出してメーリングリストを作成することもできますね。
スモールビジネスや個人事業主向けの選択肢としてはアリだと思いますが、法人向けのビジネスユースには向いていないでしょう。
イベント参加者アンケートとして活用
The王道的な使い方です。
アンケートフォームとして使う分には個人・法人などの業態を問わず活用できると思います。
リアルイベントの場合、問題となってくるのはオンラインで入力してもらうアンケートフォームの回答率をどう上げるか、という点になってくるでしょう。
紙のアンケートだとその場で書いてもらえますが、ウェブのアンケートフォームだと、便利な反面、ユーザーが記入する体制に入るまでに一手間増えるので、ケースによっては紙のアンケートフォームを用意した方がよい、ということになるかもしれません。
高齢者が対象の場合は紙アンケート一択でしょう。(笑)
後日メールなどで参加者にアンケート協力を依頼する場合は、何か特典を提示するなど、アンケート回答率を上げるために一工夫必要になってくるでしょう。
お客様アンケートとして活用
いわゆるヒアリングシートですが、こちらもThe王道的な使い方ですね。
業態を問わず活用できると思います。
質問項目や質問数、回答する順番など、ユーザーが入力する際にできるだストレスを感じさせない設計にしたいですね。
セクション機能を利用してページ分割してもよいかもしれません
業務依頼書として活用
BtoBにおける業務依頼書として、社内における意見調整などの業務用途としての利用が想定されます。
但しGoogleフォームやスプレッドシートを社内の業務調整ツールとして利用する際は、社内規定によっては担当部署の許可が必要だったり、セキュリティの都合上そもそもクラウドツールの利用が制限されている会社も少なくないことでしょう。
もし利用できる環境にあるなら、積極的に使い倒してほしいものです。
普段会議では無口で一切発言しないあの人も・・・Googleフォームなら意見が言えるかもですね。(笑)
社内会議で上がった候補案の絞り込みや意見調整など、様々なシーンで使えそうな気がします。
職業柄思いつくところですが、ウェブ制作案件で外部のベンダーを集めてコンペを行った際の社内意見の調整や候補の絞り込みなんかにも最適ですね。
集まった回答結果は統計資料としてグラフ化されて、スプレッドシートにデータが自動反映されるためエクセル編集の必要もありません。
こうして書いていると一番メリットがあるのは日々データ集計業務に追われている企業のIT部署やウェブ担当の人かもしれませんね。(笑)
その他
既に似たようなシステムは導入されている店舗さんが多いですが、サロンやスクールで初回に記入してもらうカルテやシートとして、定型のフォームを用意しておくと業務効率が格段に上がることでしょう。
先にも触れましたが、スプレッドシートと連携しているため、顧客管理と一体化した管理が可能な点がやはりメリットですね。
店舗で展開する場合、ipadなどのタブレット端末での提供が必須となります。
ペーパーレスで環境に配慮しつつコストダウンを実現できるため、様々な点で恩恵がありますね。
まとめ
今回はGoogleフォームを使ってアンケートフォームやヒアリングシートを簡単に作成する方法をお届けしました。
今回の記事を作成するにあたりお試しで作成したヒアリングシートのURLを記載しておきます。
https://forms.gle/y9x6NGBxmXaCgQ5L6
Googleアカウントを持っていれば誰でも無料で使えて、他社の有料サービスにも見劣りしない機能性を備えており、フォームパーツの組み合わせ次第で使い方は多岐多様に広がります。
筆者個人としては、エクセルやGoogleスプレッドシートで作成しているヒアリングシートやプランニングシートのうち、お客様に記入してもらう系のドキュメントは全てGoogleフォームのテンプレートに落とし込んでおこうかと思案中です。
こういったツールを利用する一番の目的はユーザーの手間や負担を少しでも軽減することですが、それと同時に提供側の業務効率向上や負担軽減にも繋がるので、最初に少し時間はかかりますが徹底して仕組み化しておくと後々便利になることでしょう。
Googleフォーム自体の使い勝手はもちろんよいのですが、業務で利用していく上ではスプレッドシートと自動連携できることが最大のメリットかもしれませんね。
操作方法はいたってシンプルなため、少し触れば習得できると思います。
皆さまも意外性のある便利な使い方を編み出してみてはいかがでしょうか？
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